كيف تجبر شخصا على الرد على بريدك الإلكتروني؟

تم نشره في الأربعاء 13 كانون الأول / ديسمبر 2017. 12:00 صباحاً

عمان- الجميع، بلا شك، عندما يقرر أن يرسل رسالة إلكترونية ينتظر الرد عليها في أسرع وقت، حتى وإن كان المرسل إليه مشغولاً أو اعتاد عدم الرد على الرسائل الطويلة.
كلمة السر ومفتاح حل هذا الأمر، هو محاولتك أن تضع نفسك محل المرسل إليه، ما الدافع للرد على رسائلك؟ وما الذي سيجعله يقتطع من وقته للرد عليك؟. مؤخراً، نشر المؤلف وخبير الاتصالات زاك سلايباك مقالاً على موقع “LinkedIn”، تناول من خلاله العديد من النصائح المفيدة عند توجيه رسائل إلكترونية إلى أشخاص عادة ما يكونون مشغولين، ومن أبرزها:
- ألا تقتضي رسالتك الكثير من الوقت حتى يتمكن المتلقي من قراءتها؛ حيث لا بد أن نتذكر دائماً أن الأشخاص الذين نحاول التواصل معهم، هم في الحقيقة منهمكون في أمور أخرى، بحسب موقع “Businessinsider” الأميركي.
من ثم، كيف يمكن تفادي مثل هذه الأمور وإثبات أنه من الأسهل في الواقع الرد على بريدك الإلكتروني مباشرةً بدلاً من حفظه إلى وقت لاحق؟ في الواقع، ينبغي أن تكون رسالتك صريحة وواضحة جداً، بكل بساطة.
- طلب أمور محددة: في الواقع، من السهل أن يظن الفرد أنه يجيد كتابة الرسائل الإلكترونية، ويحسن صياغة مضمونها. ولكن استخدام الشخص المتواصل عبارات فضفاضة من قبيل: “أود حقاً الاستفادة من خبراتك” أو “أرغب كثيراً في معرفة رأيك فيما يتعلق بهذا الموضوع” أو “دعنا نبقَ على اتصال”، يعد في الحقيقة من التفاصيل التي تفسد جوهر الرسالة. فمن خلال هذه العبارات، لا يبدو أن المرسل بصدد طلب أمر ما بشكل واضح.
وأفاد الخبير زاك سلايباك “أن مثل هذه العبارات توحي للمتلقي، الذي غالباً ما يكون مشغولاً للغاية، بأن الإجابة عن الرسالة ستستغرق الكثير من الوقت. وفي المقابل، لن يدرك المرسِل هذا الأمر وسيشعر بالإساءة أو الإهانة عندما لا تتم الاستجابة له كما كان يتوقع”. بناءً على ذلك، لا يتمحور السر في الحصول على ردود سريعة إثر توجيه رسالة إلكترونية، فقط حاول جعل مطالبك والهدف من الرسالة واضحاً، ولكن أيضاً يتطلب الأمر جعل محتوى الرسالة سهلاً وفي المتناول.
- عادةً ما يعتقد الكثير من الأشخاص أن رسائلهم البريدية البسيطة، مهما بلغ طولها، فلن تستوعب حجم استفساراتهم ومطالبهم التي يريدون أن يتلقوا جواباً بشأنها من قِبل الشخص المرسلة إليه. ومن ثم، يعمل هؤلاء الأفراد على إقحام جميع أسئلتهم وطلباتهم في رسالة واحدة؛ ظناً منهم أن ذلك سيغنيهم عن الإحراج، الذي قد ينتج عن إرسال العديد من الرسائل. في الواقع، يعد هذا الأسلوب الأسوأ على الإطلاق.
وأورد الخبير زاك سلايباك، أنه لا بد أن تتسم رسالتك الأولى بالبساطة والوضوح. وبمجرد حصولك على رد، يمكنك الاستمرار في الإضافة لهذا الزخم تدريجياً حتى تصل إلى مبتغاك.

التعليق