إتيكيت الإنترنت: قواعد بسيطة من أجل استخدام لا يزعج الأصدقاء

تم نشره في الأربعاء 9 تشرين الثاني / نوفمبر 2005. 10:00 صباحاً
  • إتيكيت الإنترنت: قواعد بسيطة من أجل استخدام لا يزعج الأصدقاء

عمان - الغد - كل أمر لا بد له وأن يمر بطقس معين من أجل أن يبدو كاملا، وألا يتعرض صاحبه للانتقاد، بحسب موقع(فيدو) الالكتروني، بما في ذلك عادات استخدام الكمبيوتر والانترنت، وإليك بعض الأساسيات في اتيكيت التعامل مع هذه الأمور:

1-  الرد على الرسائل:

الرسائل المهمة أو الحقيقية سواء من أجل أعمال مهمة أو لإرسال التحية لصديق، فمن قواعد الإتيكيت الرد عليها وعدم إهمالها.

 

2- ما هي القصة؟

أو ما هو الموضوع؟ لا تترك القارئ في حيرة, فمستخدم الإنترنت يحتاج إلى العناوين الصريحة المباشرة لتوفير الوقت ولتنبيه القارئ إلى مضمون الرسالة للحصول على الرد السريع.

3- الإعلان عن العناوين البريدية:

عندما ترسل بريداً إلكترونياً لمجموعة من الأصدقاء فأنت تستخدم قائمة العناوين المسجلة عندك لاختصار الوقت, وقد ترسل الرسالة إلى أشخاص لا يرغبون فيها أو لا يرغبون في معرفة الآخرين بعناوينهم، فعليك مراعاة ذلك وبذل بعض المجهود.

4-مراجعة الأخطاء اللغوية:

كل شخص معرض للأخطاء اللغوية في كتاباته, لتفادي ذلك عليك بقراءة الرسالة مرة أخرى بعد الانتهاء منها لضمان تجنب مثل هذه الأخطاء.

5- نوعية الرسائل:

الالتزام مطلوب في كل شيء, فإرسال الرسائل الإباحية شيء غير محمود على الإطلاق.

6-اختيار المواقع:

تتنوع المواقع وصفحاتها على الإنترنت, ومعظم المواقع عندما تقوم بزيارتها ترسل نشرات إخبارية لعملائها, قد تزعجك وتملأ صندوق بريدك، فعليك بالاختيار الصحيح لها.

7-الخصوصية:

البريد الإلكتروني الخاص بك هو لخصوصياتك, أما بريد العمل فللعمل.

8- تغيير عنوان البريد الإلكتروني:

إرسال العنوان الجديد لسائر العملاء والأصدقاء, والتأكد من عدم وجود أية رسائل مهمة على العنوان القديم.

البريد الإلكترونى في العمل:

- أصبح البريد الإلكترونى إحدى وسائل الاتصال المهمة في جميع مجالات الحياة بين الأصدقاء، أفراد العائلة وأيضا بين الزملاء في العمل.

لكن هل يتم استخدامه على وجه التحديد في العمل بطريقة لائقة وصحيحة؟ يمكننا أن ندرجه ضمن العادات التي نتخذ منها سمة لحياتنا، وهي عادة لذيذة بالفعل لكن كيف يمكن توظيفها على النحو الأمثل؟

 كيفية استخدام البريد الإلكتروني

1- استخدام البريد الإلكتروني كإحدى قنوات الاتصال بحيث لا يمثل كل قنوات الاتصال – أي الجزء وليس الكل - صحيح أنها وسيلة المناقشة الموثقة والتي لا تستغرق سوى نقرة واحدة على الفأر. لكنها لا تنفع في نفس الوقت إدارة شركة من خلالها لأنك لن تستطيع الحصول على أي موظف تريده وبالتالي لن يشعر أحد بتواجدك بوصفك صاحب العمل أو المسؤول عنه.

2- وضع مواصفات قياسية له:

- القصر, ليكن ممتعا في قراءته ولا يصاب الشخص بالملل. وألا يتعدى طوله طول الشاشة. أما إذا لم تلتزم بهذه المواصفات، فسيكون رد الفعل تجاه رسالتك بإحدى الطرق الآتية:

- عدم قراءة الرسالة كاملة.

- تأجيل قراءتها فيما بعد.

- عدم الالتفات لها جيدا (بالتحدث مع شخص آخر، أو إجراء محادثة تليفونية).

3- تشجيع العملاء دائما بالاستفسار عن المزيد، فتوجيه الأسئلة المستمرة من قبلهم هو بالشيء المثمر فهو يجعل أبواب شركتك دائما مفتوحة.

4- التأكد من صحة ما تكتبه، مثل الغلطات الإملائية أو النحوية أو الصيغ غير التأديبية.

5- الإجابة على الرسائل المرسلة إليك، إن لم تستطع الرد عليها في حينها عليك بتخصيص وقت حتى ولو بعد انتهائك من الأعمال المضنية. لا تتأخر مطلقا في الرد على أي رسالة وإن حدث ذلك لابد وأن يكون هناك الرد المقنع.

6- عدم إظهار الغضب أو التحكم في رسائلك، لأنها رسائل تحمل بداخلها اللهيب الذي يشعل النيران. حاول ألا تفقد أعصابك أو أن توجه نقدا لغيرك في رسالة وإنما انتظر حتى تواجهه وجها لوجه لأنها لن تعكس بداخلها تعبيرات الوجه أو لغة الجسد وبالتالي لا يفهم ما هو مقصود منها وتأتي بالنتائج العكسية. وهناك طريقة أخرى إذا لم تنجح في ذلك من تسليم الرسالة شخصيا بنفسك أو التحدث من خلال التليفون.

7- التدريب على كتابة البريد الإلكترونى في حالة عدم الإتقان، فاستخدام البريد الإلكتروني أصبح ضرورة في تعاملات العمل وإن كان ينصح بعدم الإفراط في استخدامه. فالأمر لا يقف على استخدامه وإنما أيضا على كيفية إتقانه عند التعامل معه.

 لا تخجل من أن تطلب من زميل متمرس عليه في العمل أن يدربك عليه إذا كنت تفتقد لبعض المهارات فيه ومن أفضل الزملاء على الإطلاق هي السكرتارية. واعلم دائما أن العملاء الذين لا يمكنك رؤيتهم أو الاتصال بهم إلا عن طريق البريد الإلكتروني يصدرون حكمهم عليك من خلاله.

8- لا مانع من روح الدعابة في البريد الإلكتروني، ففي خضم أعباء العمل ومشاكله أنت بحاجة إلى كلمة لذيذة تسمعها أو تقرأها للتخفيف عنك.

 وماذا عن النكات؟.. لا مانع منها أيضا لكن هناك العديد من الشركات لا تسمح بها وتلتزم بالرسائل الجادة ... عليك أن تكون مقداما ولا تخشى من هذه اللوائح وتحمل النتائج ... لكن مع الوضع في الاعتبار أن الإكثار منها لا يمكنك من اتخاذ الجدية في كتابة الرسائل ... وبالتالي ضياع فرص العمل والعملاء.

 

9- "اتباع قاعدة الخمس دقائق" – إذا كان هناك شيئا ما يغضبك أو يثيرك لظرف يتعلق بالعمل أو خارجه وكنت على وشك كتابة رسالة عليك بالانتظار قليلا وليكن خمس دقائق فقط على أن تشغل نفسك بأي شيء مثل التمشية قليلا أو الاسترخاء.

10- تحديد متطلبات رسالتك للوفاء بالغرض المطلوب منها:

- تحديد عناوين الموضوع.

- تحديد عنواين الأشخاص التي تريد إرسال البريد الإلكتروني له، ولا يقصد هنا كتابة عنوان الشخص المرسل إليه فهذا أمر مفروغ منه، وإنما الانتقاء جيدا للأشخاص ذوي الشأن والذين تقع هذه الرسالة في مجال اختصاصهم:

- إلى: ....... To :...

- نسخة كربونية:....... C C : ...

(فإلى تختلف عن النسخة الكربونية.. فينبغى التدقيق جيدا)

- التأكد من وصول الرسالة إلى الجهة المختصة.

- متابعة الرد.

فكل ذلك يندرج ضمن قواعد العمل لضمان نجاحه.

التعليق